Aufbewahrungsfristen -Was darf weg, was muss aufbewahrt werden?

Neumünster/Kreis Segeberg Zum Jahresbeginn steht bei vielen Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen das Aufräumen von Akten an – ob in Papierform oder digital. Doch nicht alles sollte vernichtet oder gelöscht werden.

Der Bund der Steuerzahler (BdSt) Bezirksverband Neumünster/Segeberg erklärt, welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten und welche Aufbewahrung auch aus persönlichen Gründen sinnvoll ist.

Für Selbstständige und Gewerbetreibende sind die Aufbewahrungspflichten eindeutig geregelt. Geschäftsunterlagen müssen in der Regel zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt werden. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen, das Inventar oder der Jahresabschluss erstellt, ein Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder versendet oder ein Buchungsbeleg entstanden ist.

Auch Privatpersonen können verpflichtet sein, bestimmte Unterlagen aufzubewahren. Eine zweijährige Aufbewahrungsfrist gilt für Steuerpflichtige, die handwerkliche Arbeiten im Haus, in der Wohnung oder auf dem Grundstück beauftragt haben. Dazu zählen Rechnungen über Bau-, Planungs-, Handwerks-, Renovierungs- und Reinigungsarbeiten. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Für Handwerksleistungen, die einer Gewährleistungspflicht unterliegen, empfiehlt es sich, die Unterlagen mindestens fünf Jahre aufzubewahren.

Seitdem das Finanzamt Steuererklärungen ohne Belege verlangt, sollten alle Nachweise über Kosten, Aufwendungen und Spenden, die steuerlich geltend gemacht wurden, bis zum Erhalt des endgültigen Steuerbescheids aufbewahrt werden. Darauf weist BdSt-Bezirksverbandsvorsitzender Hans-Peter Küchenmeister hin.

Bei Kontoauszügen empfiehlt es sich, diese mindestens vier Jahre lang aufzubewahren. Innerhalb dieses Zeitraums kann das Finanzamt Nachweise über gezahlte Rechnungen für Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen anfordern. Sollten Kontoauszüge bereits vernichtet worden sein, können sie bei der Bank erneut angefordert werden – Banken müssen Kontoauszüge bis zu sechs Jahre speichern. Allerdings verlangen viele Kreditinstitute für die Neuausstellung eine Gebühr.