Neumünster (em) Vom Aktenschrank in den Computer: Die Agenturen für Arbeit stellen bundesweit ihre Papier-Akten auf elektronische Akten (eAkte) um. Ab 26. November gehört auch die Agentur für Arbeit Neumünster dazu. Die neuen Schriftstücke sowie die dazugehörenden bestehenden Papier-Akten werden eingescannt und zu einer eAkte zusammengefügt.

„Mit der eAkte können wir Anträge schneller und kundenfreundlicher bearbeiten“, erklärt Carsten Ludwig, Leiter der Agentur für Arbeit Neumünster. Gleichzeitig bittet er die Kunden um Unterstützung: „Ihr Anliegen erreicht uns am schnellsten, wenn Sie künftig an unsere neue Postleitzahl 24530 in Neumünster statt an unsere Hausanschrift schreiben. Ganz wichtig: Das gilt auch für unsere Geschäftsstellen in Eckernförde, Hohenwestedt, Kieler Umland und Rendsburg!“ So erreichen die Briefe direkt das Scan-Zentrum. Die Briefe, die auf dem bisher üblichen Postweg bei der Agentur ankommen, müssen erst ins Scanzentrum transportiert werden, das dauert einen Tag länger. Die eingeschickten Unterlagen werden nur noch sechs Wochen aufbewahrt und dann vernichtet. Zurückgeschickt werden Originaldokumente nur dann, wenn ein Kunde dies ausdrücklich wünscht. Darauf sollte er konkret im Brief an die Agentur für Arbeit hinweisen.

Die eAkte bringt viele Vorteile mit sich: Über das interne Computernetz können sich die dafür berechtigten Mitarbeiter per Knopfdruck die gewünschten Unterlagen aufrufen, an jedem Standort und zu jeder Zeit. Dies spart Zeit, da keine Papierakten mehr herausgesucht und transportiert werden müssen. Die Bearbeitung von Anträgen und Auskünften wird so schneller. Außerdem wird das für Kopien benötigte Papier reduziert und weniger Lagerraum benötigt. Weiterer Pluspunkt der eAkte: Wenn ein Kunde umzieht, sind seine Unterlagen auch am neuen Wohnort kurzfristig verfügbar. Trotz der hohen Flexibilität wird natürlich weiterhin sehr genau auf den Datenschutz geachtet, vom Posteingang bis zur Nutzung durch die einzelnen Mitarbeiter.

Scanzentren helfen bei der Umstellung von der Papier- zur eAkte. Sie digitalisieren Papierdokumente und lesen diese in ein elektronisches System ein. Die eingehende Tagespost steht dem Sachbearbeiter in der eAkte spätestens am übernächsten Arbeitstag zur Verfügung. Ärztliche und psychologische Gutachten oder Urkunden werden nicht einbezogen.